Mengenal Analisis Jabatan dalam Perusahaan & Tips Proses Rekrutmen
Ditulis pada 31 Mar 2022 oleh AturToko
Perusahaan bisa beroperasi dengan baik dan mencapai target yang diharapkan, salah satu faktor yang menentukan adalah adanya karyawan yang memiliki kompetensi yang sesuai. Untuk bisa mendapatkan karyawan seperti ini, dibutuhkan job analysis atau analisis jabatan.
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan analisis jabatan? Bagaimana cara Anda melakukannya dan apa saja manfaatnya untuk bisnis Anda? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Apa yang Dimaksud dengan Analisis Jabatan
Job analysis atau analisis jabatan mengacu pada serangkaian proses sistematis untuk mengumpulkan semua informasi tentang pekerjaan tertentu termasuk persyaratan keterampilan yang dibutuhkan, peran, tanggung jawab serta proses untuk membuat deskripsi pekerjaan atau job description yang valid. Analisis jabatan juga memberikan gambaran mengenai kualitas fisik dan emosional terkait individu yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dengan baik.
Analisis jabatan merupakan langkah penting dalam memastikan bahwa kandidat yang tepat sudah dipilih. Job analysis juga membantu pemberi kerja dalam proses rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja serta memilih jenis kompensasi dan tunjangan. Ini juga akan membantu karyawan memiliki gambaran yang jelas tentang ekspektasi apa yang diharapkan oleh perusahaan dari mereka.
Tujuan Dilakukannya Analisis Jabatan
Data yang terkumpul dalam proses analisis jabatan bisa digunakan untuk berbagai tujuan. Tujuan-tujuan ini dikategorikan ke dalam 3 kelas yakni:
Job Description/Deskripsi Pekerjaan
Memberikan gambaran tentang tugas, tanggung jawab, kondisi kerja dan aktivitas pekerjaan tertentu. Deskripsi pekerjaan bervariasi dalam hal tingkat detail yang diberikan. Namun, beberapa komponen yang ada dalam setiap deskripsi pekerjaan antara lain adalah nama pekerjaan, persyaratan untuk pekerja, dan lain-lain.
Job Specification/Spesifikasi Pekerjaan
Analisis jabatan juga dapat digunakan untuk membuat spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan merinci tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang relevan tentang suatu pekerjaan termasuk pendidikan, pelatihan khusus, ciri-ciri pribadi serta kecakapan manual yang diperlukan.
Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan. Pertama, pekerjaan tertentu memiliki kualifikasi yang dipersyaratkan oleh undang-undang undang, misalnya saja dokter medis, pengacara, pilot maskapai penerbangan, dan lain sebagainya. Semua membutuhkan lisensi.
Jenis lain dari spesifikasi pekerjaan didasarkan pada tradisi profesional. Misalnya saja di universitas, seorang profesor harus punya gelar setidaknya S3. Spesifikasi pekerjaan juga mungkin melibatkan penetapan sejumlah standar atau kriteria tertentu yang dianggap perlu untuk mendukung kinerja yang sukses.
Job Evaluation/Evaluasi Pekerjaan
Informasi yang dikumpulkan selama analisis pekerjaan bisa digunakan sebagai masukan untuk sistem evaluasi pekerjaan dalam perusahaan. Evaluasi pekerjaan menentukan nilai pekerjaan tertentu bagi perusahaan. Informasi ini terutama digunakan untuk menentukan bayaran dari sebuah pekerjaan. Karyawan dengan tingkat pekerjaan yang sulit, tentu harus dibayar dengan gaji yang lebih tinggi.
Manfaat Analisis Jabatan
Ada berbagai manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan melakukan analisis jabatan:
- Memperoleh informasi terkait sebuah pekerjaan. Proses analisis pekerjaan menyediakan data terkait pekerjaan yang akan membantu manajer mengetahui tanggung jawab sebuah pekerjaan, risiko, dan bahaya yang terdapat di dalamnya. Begitu juga dengan keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
- Menciptakan kesesuaian antara pekerjaan dengan karyawan. Ini adalah salah satu aktivitas manajemen yang paling penting. Merekrut orang yang tepat sesuai lowongan pekerjaan adalah tugas manajer SDM dan analisis ini akan membantu mereka melakukannya.
- Membantu proses perekrutan yang efektif.
- Sebagai sumber evaluasi kinerja dan proses penilaian. Adanya job analysis akan membantu manajer mengevaluasi kinerja karyawan dengan cara membandingkan output standar atau yang diinginkan dan output yang didapatkan atau output aktual. Proses ini akan membantu dalam memutuskan siapa yang berhak mendapatkan promosi dan kapan promosi jabatan diberikan. Ini juga bisa membantu manajer dalam memahami kesenjangan keterampilan sehingga setiap orang bisa ditempatkan sesuai porsinya.
- Membantu menganalisis terhadap kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
- Membantu perusahaan menentukan kompensasi bagi pekerjaan tertentu. Tunjangan tentu harus diberikan atas dasar tanggung jawab dan bahaya yang ada dalam sebuah pekerjaan.
Aspek-aspek dalam Analisis Jabatan
Ada setidaknya 3 aspek atau komponen dalam analisis pekerjaan yakni:
- Job Position/Posisi Pekerjaan. Penunjukan pekerjaan dan karyawan yang memegang posisi yang ditunjuk itu disebut sebagai job position. Job position berfungsi sebagai dasar untuk sistem kompensasi dalam sebuah perusahaan/organisasi. Semakin tinggi posisi pekerjaan, semakin besar pula kompensasi yang akan diterima.
- Job Description/Uraian Tugas. Setiap posisi pekerjaan berbeda satu sama lain karena memerlukan serangkaian tugas dan tanggung jawab yang berbeda pula. Pengalaman, keahlian, serta tingkat pengetahuannya pun tidak sama. Tugas-tugas, peran, dan tanggung jawab ini menggambarkan detail mendalam untuk melakukan suatu pekerjaan.
- Job Worth/Nilai Pekerjaan. Nilai pekerjaan mengacu pada perhitungan kelayakan pekerjaan dalam perusahaan. Singkatnya adalah perkiraan seberapa besar kontribusi pekerjaan itu terhadap pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Ini juga dikenal sebagai evaluasi pekerjaan yang berfungsi sebagai dasar untuk membangun sistem kompensasi yang adil dalam perusahaan.
Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Bisnis Anda
Analisis pekerjaan tidak hanya membantu karyawan untuk memperoleh gambaran mengenai sebuah pekerjaan termasuk kompetensi serta skill yang dibutuhkan dari mereka. Bagi sebuah bisnis, analisis pekerjaan merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa kandidat yang dipilih memang orang yang tepat.
Analisis pekerjaan membantu pemberi kerja dalam melakukan perekrutan dan seleksi, melakukan manajemen kinerja, serta memilih kompensasi dan tunjangan.
Langkah-langkah dalam Membuat Analisis Jabatan
Proses membuat analisis pekerjaan bisa dilakukan dengan beberapa langkah yakni:
- Melakukan pengkajian secara menyeluruh terhadap perusahaan serta menyesuaikan masing-masing jabatan.
- Menentukan bagaimana Anda akan menggunakan informasi analisis jabatan.
- Menentukan jabatan apa saja yang anak dianalisis.
- Mengumpulkan informasi terkait masing-masing jabatan dengan menggunakan metode tertentu (Anda bisa menggunakan metode observasi, wawancara atau dengan kuesioner).
- Mempersiapkan uraian jabatan.
- Mempersiapkan spesifikasi jabatan.
Informasi-informasi yang Anda kumpulkan pada poin-poin di atas dapat digunakan untuk perencanaan jabatan, perencanaan SDM, proses seleksi dan rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, penentuan kompensasi dan kepatuhan pada regulasi.
Tips Melakukan Analisis Jabatan yang Tepat
Ingin membuat analisis pekerjaan yang tepat sasaran? Simak beberapa tips berikut ini!
- Lakukan peninjauan mengenai persyaratan pekerjaan yang akan dianalisis.
- Lakukan riset uraian pekerjaan untuk posisi yang sama atau mirip.
- Identifikasi hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu.
- Periksa efisiensi pekerjaan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
- Tentukan keterampilan dan pelatihan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi posisi itu.
- Tentukan range atau kisaran gaji untuk posisi tersebut.
- Terus lakukan pengembangan untuk pekerjaan tersebut.
Selain melakukan analisis jabatan dengan tepat, pastikan juga Anda memanfaatkan semua saluran penjualan yang ada bersama AturToko. AturToko merupakan e-commerce enablers yang akan membantu para pebisnis termasuk pelaku UMKM untuk memperluas jangkauan bisnisnya. Daftar sekarang juga di sini.