Pengertian Feedback (Umpan Balik) untuk Karyawan: Jenis dan Contohnya

Ditulis pada 31 Mar 2022 oleh AturToko

• bisnis
• feedback
• karyawan
• perusahaan
• umpan balik
• usaha

Memberi dan menerima feedback adalah unsur penting yang akan mendukung kesuksesan sebuah perusahaan. Bahkan dalam hubungan apa pun, umpan balik selalu dibutuhkan untuk bisa saling memberi penilaian dari sudut pandang masing-masing. Terlebih perusahaan dibangun atas hubungan profesional dan hubungan yang kuat selalu dibangun di atas komunikasi yang efektif.

Lalu, apa yang dimaksud dengan feedback itu sendiri? Bagaimana seorang pemilik usaha memberikan feedback kepada karyawannya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan Feedback Karyawan?

Feedback karyawan didefinisikan sebagai proses memberikan saran konstruktif kepada karyawan yang dilakukan oleh manajer pelaporan, supervisor, atau rekan kerja. Namun, prosesnya tidak terbatas di sini. Umpan balik karyawan juga terdiri dari feedback yang ingin diberikan oleh karyawan kepada manajernya, rekan kerjanya, atau perusahaan secara keseluruhan.

Feedback bisa membantu karyawan dan perusahaan untuk meningkatkan kinerja. Umpan balik karyawan merupakan bagian integral dari proses pengalaman karyawan dan mekanisme yang akan membantunya menjadi lebih baik dalam pekerjaan. Bagi perusahaan, adanya umpan balik akan membantu untuk mengembangkan budaya tempat kerja yang lebih baik.

Menurut Forbes, sebanyak 73% karyawan menganggap bahwa feedback merupakan hal yang penting. Namun, hanya sepertiga yang menerimanya. Kebanyakan manajer tidak memberikan umpan balik yang cukup. Ketika mereka memberikannya, isi feedback cenderung negatif atau kabur. Ini membuat esensi feedback yang sebenarnya menjadi hilang. Meski terdengar sederhana, memberikan umpan balik adalah proses yang sistematis karena kompleksitas yang terlibat di dalamnya: manusia.

Jenis-jenis Feedback

Umpan balik karyawan biasanya dilakukan dengan mengikuti jalur pemeriksaan yang mencakup tinjauan kinerja tahunan dan survei rekan kerja. Feedback sendiri terdiri dari beberapa jenis dan dibagi lagi ke dalam beberapa kategori. Apa saja?

Berdasarkan Tone Penyampaiannya

Berdasarkan tone atau cara penyampaiannya, feedback terbagi menjadi 2 yakni:

• Feedback informal. Feedback ini umumnya diberikan secara spontan tanpa ada jadwal terstruktur. Misalnya saja ketika seorang manajer memberikan pujian di ruang rapat
• Feedback formal. Feedback formal dilakukan dengan resmi, terstruktur dan biasanya dilengkapi dengan dokumen. Feedback formal melibatkan pemimpin dan manajer.

Berdasarkan Kualitas Isi Feedback-nya

Jika dilihat dari isinya, feedback terbagi ke dalam 3 jenis yaitu:

• Feedback konstruktif. Feedback ini adalah perpaduan yang seimbang dan sehat antara pujian atas kinerja yang sudah dicapai serta beberapa saran untuk melakukan perbaikan di masa depan. Feedback semacam ini harus disampaikan dengan porsi yang tepat agar bisa dipahami dengan baik oleh karyawan.
• Feedback negatif. Feedback ini biasanya diberikan untuk menunjukkan kesalahan dan memberikan kritikan atas kinerja. Seringkali pemberian feedback semacam ini tidak disarankan karena bisa memberikan dampak yang kurang baik bagi karyawan. Jika memang harus memberikan umpan balik untuk tujuan mengkritik, lakukan dengan cara yang baik.
• Feedback positif. Umpan balik semacam ini paling sering didengar di tempat kerja. Kualitas feedback positif terdiri dari pujian, penghargaan dan komentar positif. Karyawan yang menerima umpan balik positif cenderung merasa lebih termotivasi untuk memberikan kinerja yang lebih baik di masa depan.

Fungsi Feedback

Fungsi feedback sebenarnya berbeda-beda, tergantung jenis feedback mana yang Anda berikan dan bagaimana cara Anda menggunakannya. Secara umum, memberikan feedback kepada karyawan dapat:

• Membantu karyawan meningkatkan performa. Kebanyakan karyawan harus diberitahu mengenai performa mereka untuk bisa menyesuaikannya dengan standar yang dibutuhkan perusahaan.
• Membantu Anda menjelaskan ekspektasi perusahaan terhadap karyawan. Dengan begitu, karyawan menjadi jelas tentang apa tugas mereka serta bagaimana dan kapan mereka harus menyelesaikannya.
• Membantu membangun rasa percaya diri karyawan. Ini bisa dilakukan dengan memberikan umpan balik yang sifatnya positif.
• Manajer atau supervisor yang memberikan umpan balik akan merasa dapat mengendalikan hasil pengembangan karyawan. Ini akan semakin memupuk jiwa kepemimpinan mereka dan membuat mereka lebih bersemangat untuk meningkatkan kinerja karyawan.
• Meningkatkan loyalitas karyawan. Umpan balik yang diberikan dengan cara efektif akan membantu karyawan mendapatkan dukungan yang dibutuhkan untuk posisi mereka di dalam perusahaan. Ini secara langsung akan meningkatkan loyalitas mereka terhadap perusahaan.

Cara Menyampaikan Feedback

Meskipun kebanyakan orang menganggap bahwa memberikan feedback adalah hal mudah, faktanya di lapangan tidak selalu begitu. Ada beberapa cara atau langkah-langkah dalam penyampaian feedback yang efektif yakni:

• Minta izin. Meskipun posisi Anda adalah atasan, sebelum memberikan feedback ada baiknya Anda bertanya terlebih dahulu. Ini akan membantu karyawan mempersiapkan diri secara mental untuk menerima umpan balik.
• Jangan sampaikan feedback dengan cara yang menghakimi. Jelaskan umpan balik Anda berdasarkan observasi atau data yang Anda lihat.
• Jelaskan dampak yang disebabkan oleh hal yang sudah dilakukan oleh karyawan tersebut. Misalnya saja karena kesalahan input data yang dilakukan oleh karyawan tersebut, perusahaan mengalami kerugian dan lain sebagainya.
• Tunggu reaksi dari penerima feedback. Hindari menyampaikan umpan balik tanpa memberi kesempatan pada karyawan untuk mencerna dan bereaksi dengan feedback Anda.
• Sarankan langkah perbaikan apa yang bisa dilakukan oleh karyawan tersebut di masa depan demi menghindari kesalahan yang sama.

Contoh Feedback Positif terhadap Kinerja Karyawan yang Kurang Memuaskan

Memberikan feedback yang positif tentu adalah hal yang mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja. Namun, memberikan umpan balik dengan cara yang positif diperlukan sejumlah trik. Jika disampaikan dengan cara yang salah, justru dapat berpengaruh pada mental karyawan tersebut. Beberapa contoh pemberian feedback negatif dengan cara positif antara lain:

1. Karyawan Melewatkan Deadline

Hindari mengatakan: “Anda terlambat dari deadline dan ini berpengaruh pada kinerja tim secara keseluruhan.” Sebagai ganti, katakan, “Saya perhatikan, Anda sedikit kesulitan dalam mengatur waktu. Apa ada yang bisa saya bantu?”

2. Karyawan Tidak Mencapai Target

Jangan mengatakan, “Saya lihat Anda gagal mencapai target. Saya khawatir ini akan membuat performa tim kita menurun secara keseluruhan.” Cobalah menggantinya dengan, “Saya perhatikan Anda tidak mencapai target. Saya juga tahu Anda sudah berusaha keras. Apa ada masalah yang bisa saya bantu agar performa Anda meningkat?”.

Kunci penting dalam memberikan feedback dengan cara positif adalah menghindari kalimat-kalimat yang sifatnya menghakimi dan jangan menutup pembicaraan dengan hal-hal yang negatif.

Tips Saat Memberikan Feedback kepada Karyawan

Sedang kebingungan bagaimana cara menyampaikan feedback kepada karyawan? Simak beberapa tipsnya berikut ini!

• Gunakan nada dan cara bicara yang profesional.
• Tekankan feedback pada fakta-fakta di lapangan. Hindari menggunakan perasaan semarah dan sefrustrasi apa pun Anda.
• Perhatikan setiap kata-kata yang akan Anda katakan. Jika perlu tulis terlebih dahulu. Jangan sampai ucapan Anda membuat karyawan merasa tidak dihargai.
• Sampaikan feedback dengan singkat, padat dan jelas.
• Sampaikan feedback dalam bentuk dialog. Artinya, Anda juga harus memberikan kesempatan pada karyawan Anda untuk menjelaskan situasi mereka.
• Fokus pada langkah-langkah perbaikan, alih-alih hanya menunjukkan kesalahan.
• Seimbangkan feedback negatif dengan pujian.

Itulah beberapa hal mengenai feedback terhadap karyawan yang perlu Anda ketahui. Jangan lupa juga untuk menyusun rencana perluasan jangkauan bisnis secara online bersama AturToko. Klik di sini untuk mendaftar.