Cara Membuat Kwitansi Secara Online, Mudah, Gratis dan Otomatis

Ditulis pada 21 Mar 2022 oleh AturToko

• bisnis
• kwitansi
• penjualan
• usaha

Saat menjalankan bisnis, Anda akan berhadapan dengan berbagai jenis transaksi jual beli, baik dengan konsumen, supplier, klien, ataupun distributor. Setiap transaksi pembayaran akan dibarengi dengan adanya kwitansi pembayaran. Keberadaannya berfungsi sebagai dokumen bukti transaksi yang sah. 

Mengingat pentingnya peran kwitansi, tidak ada salahnya kalau Anda perlu mengetahui cara buat kwitansi pembayaran dengan berbagai metode. Anda tidak hanya bisa menggunakan tool seperti Microsoft Excel. Namun, banyak pula alternatif lain menggunakan aplikasi smartphone ataupun layanan online. 

Fungsi Kwitansi Dalam Transaksi

Sebelum membahas tentang cara membuat kwitansi online ataupun menggunakan aplikasi smartphone, ada baiknya Anda terlebih dahulu mengetahui fungsi dokumen ini. Dalam aktivitas bisnis, ada 3 fungsi yang bisa Anda dapatkan dari sebuah kwitansi, yaitu: 

1. Bukti Pembayaran

Pertama, kwitansi mempunyai fungsi sebagai bukti pembayaran yang diterima konsumen dari pihak pembeli. Di dalamnya tercantum tanggal transaksi, nomor transaksi, serta nominal pembayaran. 

2. Alat Bukti yang Sah di Mata Hukum

Kwitansi merupakan dokumen yang sah di mata hukum. Oleh karena itu, Anda bisa pula menggunakannya sebagai salah satu bukti transaksi pembayaran di persidangan ketika berhadapan dengan gugatan hukum. 

3. Bukti Penerimaan Pembayaran

Fungsi yang terakhir, kwitansi adalah alat penerimaan pembayaran. Adanya kwitansi membuktikan kalau pihak pembeli telah melakukan transaksi dan menerima pembayaran dari pembeli. 

Jenis Kwitansi

Saat ingin mengetahui cara membuat kwitansi, Anda perlu pula memahami jenis-jenisnya, meliputi: 

1. Kwitansi Bukti Pembayaran

Jenis kwitansi ini digunakan sebagai bukti seseorang telah melakukan pembayaran. Contoh, Anda akan memperoleh bukti kwitansi pembayaran saat membayar angsuran atau mengembalikan uang. 

2. Kwitansi Transfer

Ada pula jenis kwitansi transfer yang biasa digunakan oleh lembaga perbankan. Dokumen ini memuat secara lengkap informasi terkait aktivitas transfer yang telah Anda lakukan. 

3. Kwitansi Transaksi Produk

Pemakaian kwitansi ini kerap dilakukan dalam transaksi jual beli. Di dalamnya termuat data terkait jenis barang yang dibeli, harga, nomor seri, serta alamat pelanggan. 

4. Kwitansi Cash Receipt

Penggunaan kwitansi cash receipt umumnya berlaku di tempat kerja. Kegunaannya adalah untuk menjelaskan uang masuk dan uang keluar. 

5. Kwitansi Serah Terima Uang

Terakhir, ada jenis kwitansi serah terima. Pemakaiannya berguna sebagai pernyataan bahwa Anda telah mengirimkan uang dengan nominal tertentu kepada seseorang. 

Hal yang Perlu Anda Perhatikan saat Membuat Kwitansi

Kwitansi merupakan salah satu dokumen penting. Oleh karena itu, cara bikin kwitansi harus Anda lakukan dengan cermat. Jangan sampai ada kekeliruan. Beberapa poin penting yang harus Anda perhatikan saat membuatnya antara lain adalah: 

• Tuliskan nama penerima uang secara lengkap
• Jangan pernah menandatangani kwitansi kosong, karena berpotensi besar dimanfaatkan untuk hal-hal yang tak diinginkan
• Bubuhkan tanda baca titik untuk setiap akhir kalimat. Keberadaan tanda titik memberi kemudahan pihak lain dalam membaca kalimat yang tertulis di dalamnya. 
• Tuliskan tanggal serta tempat secara berdekatan. Pastikan lokasi penulisan tanggal dan tempat itu tidak jauh dari tempat pembubuhan tanda tangan. 
• Untuk kwitansi yang disertai materai, pemberian tanda tangan harus Anda lakukan di dekat materai

Ciri-Ciri Kwitansi

Kwitansi merupakan jenis dokumen yang berbeda dibandingkan dengan nota. Beberapa ciri penting yang harus ada dalam sebuah kwitansi antara lain adalah: 

1. Mempunyai 2 bagian, masing-masing ditujukan untuk pemberi dan penerima kwitansi
2. Rangkap 2. Kwitansi asli berada di bagian atas diberikan kepada penerima. Sementara bagian yang bawah dipegang oleh pemberi kwitansi.

Manfaat Kwitansi

Keberadaan kwitansi memberi manfaat dalam memudahkan pencatatan setiap transaksi yang Anda lakukan. Anda pun bisa menggunakan dokumen sebagai bukti ini ketika menyusun laporan keuangan. 

Komponen dalam Sebuah Kwitansi

Kalau Anda ingin bikin kwitansi online, perhatikan pula kelengkapan komponen di dalamnya. Kwitansi biasanya mempunyai susunan komponen sebagai berikut:

1. Nomor kwitansi. Penomoran biasanya dilakukan dengan kombinasi huruf dan angka. 
2. Kolom nama pemberi dan penerima. Pastikan ukuran kolom dapat memuat nama lengkap. 
3. Kolom penulisan nominal uang. 
4. Kolom yang menyatakan waktu terjadinya transaksi. 
5. Kolom yang fungsinya menjelaskan jenis transaksi yang berlangsung antara penerima dan pemberi kwitansi. 
6. Kolom tanda tangan beserta nama lengkap.

Cara Membuat Kwitansi Secara Otomatis

Cara pembuatan kwitansi sebenarnya cukup praktis, Anda bisa melakukannya secara manual. Namun, situasinya bakal berbeda ketika Anda perlu membuat banyak kwitansi dalam waktu yang bersamaan. Kabar baiknya, Anda bisa mempraktikkan cara membuat kwitansi dengan Excel secara otomatis dan mudah. 

Anda dapat menjumpai template Excel yang memungkinkan proses pembuatan kwitansi digital dan otomatis di internet. Contoh format template tersebut bisa Anda dapatkan melalui tautan berikut: 

Membuat Kwitansi Digital, Praktis Melalui Smartphone

Selain cara membuat kwitansi Excel, ada pula aplikasi smartphone yang bisa Anda gunakan untuk memperoleh desain kwitansi online. Aplikasi-aplikasi pembuat kwitansi online tersebut di antaranya adalah: 

• Cash Receipt. Aplikasi Cash Receipt memberi kemudahan bagi Anda dalam menciptakan kwitansi digital dengan praktis. Desain tampilan aplikasi ini cukup sederhana, sehingga Anda tidak akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya.
• Paper.id. Cara membuat kwitansi online bisa pula Anda lakukan menggunakan aplikasi Paper.id. Di dalamnya terdapat fitur Pembayaran yang memungkinkan Anda memperoleh kwitansi dengan cepat. 
• Invoice Manager. Aplikasi yang tak kalah menarik adalah Invoice Manager. Kwitansi digital yang Anda dapatkan dari aplikasi ini bisa dikirimkan secara langsung melalui aplikasi messenger atau email. 

Nah, itulah pembahasan menyeluruh berkaitan dengan tips buat kwitansi online yang bisa Anda coba. Sampai di sini, Anda pun tidak akan mengalami kesulitan yang berkaitan dengan pembuatan kwitansi, baik secara fisik ataupun digital. 

Kalau permasalahan terkait upaya membuat kwitansi online sudah selesai, pastikan pula pengelolaan usaha Anda lakukan dengan baik. Kabar baiknya, ada tool keren dari AturToko yang bisa membantu Anda dalam mengelola toko online secara praktis dan efisien. 

AturToko bisa Anda gunakan untuk me-manage banyak toko online dari berbagai marketplace cukup dalam satu tempat. Dengan AturToko, Anda bisa melayani setiap permintaan pembelian dari para pelanggan. Alhasil, Anda bisa memberi pelayanan terbaik kepada mereka.