Standar Operasional Prosedur (SOP): Arti, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Ditulis pada 20 Apr 2022 oleh AturToko
SOP adalah pedoman yang berhubungan dengan prosedur yang wajib dilakukan. Sederhananya, SOP berfungsi sebagai pengatur agar semua hal berjalan dengan benar dan efektif. Dalam perusahaan, tanpa adanya SOP sebagai acuan, sudah bisa dipastikan akan terjadi ketidakjelasan mengenai kewenangan kerja seluruh karyawan. Dampaknya tentu saja akan berakibat pada terhambatnya pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
Definisi SOP
Secara umum, pengertian SOP mengacu pada sekumpulan pedoman, acuan, atau aturan yang dibuat oleh perusahaan. Sementara itu, pengertian SOP menurut para ahli yaitu:
- Sailendra (2015:11): Standar Operasional Prosedur adalah pedoman yang dipakai dengan tujuan untuk menetapkan aktivitas operasional perusahaan berlangsung lancar.
- Moekijat (2008): SOP adalah suatu langkah atau pelaksanaan pekerjaan, lokasi pekerjaan dilakukan, cara melakukannya, kapan, dan siapa yang ditugaskan untuk melaksanakan.
- Tjipto Atmoko (2011): Arti SOP yaitu acuan yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai tugas dan sebagai alat penilaian kerja swasta maupun pemerintah, usaha ataupun non-usaha, yang didasarkan pada indikator administratif, teknis, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, serta sistem kerja pada divisi yang bersangkutan.
- Insani (2010:1): SOP merupakan suatu dokumen yang berisi perintah tertulis yang baku tentang proses pelaksanaan administrasi perusahaan. Isinya yaitu cara melakukan pekerjaan, waktu, tempat, dan pihak yang berperan.
Fungsi SOP
Terdapat empat fungsi utama pembuatan SOP, yaitu sebagai pedoman kerja, acuan atau pedoman hukum, memberikan informasi terkait tugas dan tanggung jawab setiap karyawan, dan sebagai acuan dalam penerapan disiplin kerja. Berikut penjelasan lengkapnya:
Sebagai Pedoman Kerja
Memudahkan perusahaan dalam melakukan operasional, termasuk membantu para karyawan melakukan tugas sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.
Sebagai Acuan Hukum
SOP sebagai acuan hukum berkaitan dengan hak dan kewajiban setiap karyawan. Adapun sanksi yang diberikan untuk setiap pelanggaran juga telah tertulis dalam aturan.
Memberikan Informasi Pekerjaan
Penerapan SOP perusahaan juga mengatur tentang berbagai kemungkinan yang bisa muncul saat bekerja termasuk solusi yang dapat dilakukan sebagai tindakan antisipasi.
Acuan dalam Penerapan Disiplin Kerja
SOP merupakan aturan yang wajib diikuti semua pihak. Secara tidak langsung, SOP juga berfungsi sebagai acuan dalam meningkatkan disiplin kerja.
Tujuan SOP
Selain memiliki fungsi, pembuatan SOP juga pastinya memiliki tujuan. Secara garis besar, beberapa tujuan pembuatan SOP yaitu:
- Mengurangi Terjadinya Kesalahan
- Memudahkan Karyawan Mengetahui Tugasnya
- Memudahkan Proses Adaptasi Karyawan Baru
- Membantu Memenuhi Target
Manfaat Pembuatan SOP
Pembuatan SOP pun punya beberapa manfaat untuk kelangsungan bisnis perusahaan. Beberapa manfaat SOP yang bisa didapatkan dengan dibuatnya aturan tersebut antara lain:
Mempersingkat Waktu Adaptasi dengan Perusahaan
SOP memberikan kerangka kerja pada karyawan baru untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab baru tanpa harus banyak bertanya pada karyawan lama atau atasan.
Memastikan Karyawan Mengerti Pekerjaannya
Pembuatan SOP juga membantu karyawan memahami pekerjaannya. Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan SOP sebagai acuan penilaian kinerja karyawan.
Memastikan Karyawan Konsisten Bekerja
Karyawan bisa beranggapan bahwa ia telah mengikuti SOP yang ditetapkan, padahal kondisi sebenarnya pada laporan SOP justru menunjukkan hal yang berkebalikan. Jadi, SOP juga membantu perusahan mengetahui apakah karyawan konsisten dalam melakukan pekerjaannya.
Langkah Pembuatan SOP
Agar SOP Anda dapat berfungsi dengan tepat dan mampu diaplikasikan tanpa kendala, coba terapkan langkah berikut sebelum menyusun aturan tersebut:
Membentuk Tim Pembuat SOP
Pastikan Anda memiliki tim yang ahli di bidangnya, sesuai dengan isi SOP yang hendak dibuat.
Memahami Bisnis Perusahaan
Agar SOP yang dibuat efisien, tim yang bertanggung jawab harus memahami bisnis perusahaan dengan cermat.
Menyusun Skema Kerja
Tahap selanjutnya adalah menyusun skema kerja. Pastikan ada gambaran mendetail terhadap urugan skema kerja yang dikehendaki.
Simulasi SOP
Sebelum diaplikasikan pada perusahaan, SOP perlu dilakukan simulasi dalam keadaan yang sebenarnya. Dengan demikian, evaluasi dan perbaikan bisa dilakukan sebelum SOP disahkan.
Melakukan Peninjauan dan Perbaikan
Lakukan evaluasi dan perbaikan segera apabila terdapat kekurangan setelah SOP yang dibuat disimulasi. Jika memang diperlukan, bisa dilakukan simulasi ulang.
Menyetujui SOP
Setelah sepenuhnya benar, SOP bisa disetujui oleh pimpinan perusahaan, unit atau lembaga yang berwenang terhadap persetujuan SOP.
Melakukan Sosialisasi SOP
Terakhir, lakukan sosialisasi SOP pada karyawan. Pastikan semua nama yang ada di dalam SOP mengetahui aturan yang dibuat secara mendetail.
Tips dalam Membuat SOP
Selain mengikuti langkah seperti penjelasan sebelumnya, Anda juga dapat mengikuti tips berikut saat membuat aturan operasional standar di perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
Tentukan Pihak yang Tepat
Pastikan penyusun SOP adalah orang-orang yang memahami perusahaan dengan baik, baik dari sisi teknis maupun non-teknis.
Tambahkan Unsur Visual
Agar lebih menarik dan mudah dipahami, Anda bisa menambahkan unsur visual dalam SOP.
Cermati Model Penulisan
Perhatikan pihak yang menjadi target SOP, misalnya untuk bagian teknis, keuangan, atau marketing sehingga lebih tepat sasaran.
Ketahui Proses Kerja di Lapangan
Selain itu, Anda juga harus mengetahui pihak yang nantinya akan menggunakan SOP sekaligus alur pelaksanaannya.
Lakukan Uji Coba
Sebelum disahkan, sebaiknya lakukan uji coba pada SOP yang disusun selama kurun waktu tertentu. Jadi, Anda bisa segera memperbaiki apabila ditemukan kekeliruan.
Pastikan Ada Alasan di Balik Pembuatannya
Berikan alasan yang logis dan tidak menguntungkan maupun merugikan pihak manapun.
Mendapat Persetujuan Semua Pihak
Pastikan SOP yang dibuat mendapat persetujuan dari semua pihak yang terlibat untuk menghindari terjadinya perselisihan di masa mendatang.
Lakukan Evaluasi
Evaluasi diperlukan agar bisa segera dilakukan perubahan apabila terdapat kekurangan.
Prinsip SOP agar Ditaati Karyawan
Setelah SOP resmi disahkan sebagai aturan perusahaan, hal lain yang menjadi tantangan adalah memastikan bahwa semua pihak memahami dan taat pada SOP yang dibuat. Perlu diketahui bahwa SOP yang baik berisikan kalimat yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam suatu organisasi atau perusahaan. Agar hal tersebut bisa terwujud, Anda bisa menerapkan prinsip berikut:
Konsisten
Pastikan SOP dilakukan secara konsisten oleh semua anggota organisasi setiap waktu dalam berbagai situasi.
Komitmen
Selain itu, SOP juga harus dilakukan oleh semua anggota organisasi dengan komitmen dan tanggung jawab penuh.
Perbaikan Berkesinambungan
Lakukan evaluasi dan pengecekan SOP secara rutin untuk dapat dilakukan perbaikan secara berkesinambungan.
Bersifat Mengikat
SOP memiliki sifat mengikat untuk setiap pihak di perusahaan tanpa terkecuali.
Masing-Masing Bagian Berperan Penting
Setiap bagian SOP punya peran penting yang mewajibkan adanya kepatuhan sehingga proses kerja berjalan lancar.
Terdokumentasikan
Pembuatan SOP dilakukan dalam bentuk dokumen cetak maupun digital untuk pedoman setiap karyawan.
Contoh Pembuatan SOP
SOP kerja dapat dibuat dalam tampilan yang lebih simpel, berikut contoh mudahnya:
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Hal: Pemakaian Seragam
- Setiap pegawai harus mengenakan seragam resmi sesuai dengan ketentuan perusahaan.
- Setiap pegawai harus memakai tanda pengenal selama berada di lingkungan perusahaan.
- Setiap pegawai hanya dibolehkan memakai sepatu berwarna gelap atau hitam.
- Setiap pegawai dilarang memakai aksesori berlebihan saat bekerja.
Selain membuat SOP, Anda juga harus memiliki rencana pemasaran yang tepat untuk kelangsungan bisnis. Apabila membutuhkan bantuan pengelolaan, percayakan pada AturToko. Melalui AturToko, pengaturan bisnis jadi lebih mudah, mulai dari pemasaran digital, memaksimalkan kerja sosial media, dan mengatur anggaran iklan. Yuk, daftar segera!