Apa Itu Purchase Order, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Ditulis pada 27 Apr 2022 oleh AturToko
Apakah Anda ingin melakukan pembelian sejumlah barang kepada supplier yang juga berperan sebagai penjual? Supaya informasi mengenai jenis barang yang dibeli lebih akurat dan tidak berubah, Anda dapat membuat Purchase Order (PO). PO akan membantu penjual untuk mempersiapkan produk dengan mudah dan cepat dari stok yang dimilikinya.
Arti Purchase Order (PO)?
PO adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan produk yang ingin dibeli. Di dalam dokumen ini terdapat informasi penting mengenai jenis produk dan spesifikasinya. Apabila informasi pesanan di PO makin spesifik, kegiatan pembelian akan berlangsung lebih lancar dan efektif.
Apa Saja Manfaat Purchase Order (PO)?
Memesan barang kepada supplier atau penjual berkualitas akan membuat usaha berkembang dengan baik. Nah, ada beberapa manfaat atau dampak menggunakan PO saat melakukan pemesanan produk, antara lain:
Sebagai Bukti Pemesanan
Dokumen PO dapat berfungsi sebagai bukti pemesanan dari pembeli kepada penjual. Artinya, adanya dokumen tersebut menegaskan permintaan pembeli sekaligus memastikan penjual berkomitmen untuk memenuhi pesanan.
Menghindari Kesalahan Order
Kesalahan dalam pembelian barang sangat mudah terjadi, terutama jika Anda menyampaikan pesanan secara lisan. Penjual bisa saja lupa dengan pesanan tersebut karena memiliki banyak pelanggan. Penjual mungkin juga mempersiapkan barang yang berbeda dengan spesifikasi yang tidak sama dengan harapan pembeli.
Mencatat Kepastian Harga
Setelah pesanan diterima, kewajiban pembeli adalah melakukan pembayaran. Namun, akan timbul masalah apabila harga yang disebutkan penjual berbeda dengan harga yang diketahui pembeli. Selisih tersebut bisa merugikan salah satu pihak dan menjadi sumber masalah.
Pengingat Waktu Pesanan
Dengan melihat PO, penjual bisa mengetahui waktu pengiriman pesanan kepada pembeli sesuai perjanjian. Ketepatan waktu pengiriman akan berdampak baik terhadap bisnis atau kepuasan pembeli.
Merupakan Dokumen Hukum
PO merupakan dokumen hukum yang bisa digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan pada masa mendatang. Karena itu, simpanlah PO dengan baik.
Elemen Wajib Ada dalam Purchase Order (PO)
Dalam surat PO, ada sejumlah elemen yang harus ada. Hal ini supaya pihak penerima PO, yaitu penjual, bisa memahami tujuan pengiriman PO dan melakukan eksekusi tindakan. Elemen tersebut antara lain:
- Nama produk yang dipesan
- Kuantitas produk yang dipesan
- Total harga produk per unit dan jumlah pesanan
- Pajak Pertambahan Nilai
- Nomor transaksi purchase order
- Tanggal transaksi dan tanggal pembayaran
- Kolom otorisasi
Purchase Order (PO) Digital dan PO Manual
Ada yang disebut PO digital dan PO manual. Perbedaannya terletak pada cara pembuatannya. PO digital dibuat dengan sistem digital, sedangkan PO manual dibuat secara konvensional menggunakan kertas PO. Kekurangan PO manual adalah tidak efisien dan praktis seperti PO digital. Selain itu, dengan PO digital, Anda bisa melakukan penelusuran terhadap produk yang dibeli.
Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Ketika Membuat Purchase Order (PO)?
Ketika pembeli membuat PO untuk dikirimkan kepada pembeli, ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
- Menulis identitas perusahaan Anda sebagai pihak yang membeli dalam PO, begitu pula identitas perusahaan penjual.
- Menulis dengan jelas informasi produk yang akan dibeli, mulai dari merek produk, jenis produk, dan informasi lainnya. Cermati lagi hal ini sebelum mengirimkannya.
- Menulis jumlah pesanan yang ingin dibeli sekaligus jenis produk, ukuran produk, warna produk, dan sebagainya.
- Jangan lupa untuk menyebutkan juga cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan hal lain yang bersifat teknis.
- Menulis nomor PO sekaligus tanggal pembuatan PO
Setelah Purchase Order (PO) Dikirim
Setelah pembeli mengirimkan PO kepada penjual, apa yang selanjutnya terjadi? Pada tahap ini, penjual akan memutuskan apakah setuju dengan isi kontrak tersebut atau tidak, termasuk harga produk. Apabila ada kesepakatan, penjual kemudian membuat invoice atau faktur berdasarkan pesanan pembelian. Apabila penjual tidak setuju, keduanya dapat melakukan diskusi atau PO tidak bisa dilanjutkan.
Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)
Purchase Order berbeda dengan Purchase Requisition (PR). Meskipun keduanya mencatat aktivitas pemesanan, ada perbedaan dari tingkat persetujuan. PR mendokumentasikan daftar pesanan dari pembeli, sedangkan PO sebagai tanda persetujuan pembelian dari PR yang diajukan.
Ini berarti PO dibuat setelah PR telah disetujui dan stok barang dipastikan ada. Sistem ini membuat pembeli terhindar dari masalah pembatalan pembelian dari pemasok karena berbagai alasan.
Selain PO ada juga yang disebut Invoice. Perbedaan keduanya terletak pada pihak pembuatnya. PO dibuat oleh pembeli, sedangkan Invoice dibuat oleh penjual setelah PO disetujui. Setelah Invoice dibuat, pembeli baru melakukan pembayaran.
Tips Membuat Pesanan Pembelian
Ada pun tips yang perlu diperhatikan ketika membuat pesanan pembelian adalah sebagai berikut:
- Pastikan Anda telah mengisi dokumen secara lengkap. Hal ini dilakukan supaya supplier juga mengirim pesanan dengan benar. Informasi penting dalam dokumen pemesanan pembelian adalah nama produk, jumlah barang, harga, metode pembayaran, cara pengiriman, dan sebagainya.
- Pilih supplier yang tepat. Supplier yang tidak tepercaya bisa saja mengurangi jumlah produk yang tercantum dalam purchase order sehingga membuat bisnis Anda terhambat. Karena itu, jangan asal memilih supplier walaupun menawarkan harga murah.
- Jangan sungkan menawar harga. Dalam beberapa kasus, supplier bisa diajak berdiskusi mengenai harga produk yang dijualnya. Pada tahap ini, Anda bisa mengajukan penawaran harga agar lebih murah.
- Pertimbangkan saran dari supplier. Supplier yang baik akan memberikan saran mengenai produk yang dijualnya. Sebagai pembeli, Anda perlu mendengarkan dan mempertimbangkan saran tersebut karena supplier paling tahu mengenai produknya.
Inilah ringkasan informasi mengenai PO yang perlu diketahui. Menggunakan sistem PO akan membuat proses jual-beli lebih mudah dan praktis sehingga berdampak positif terhadap bisnis. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan layanan AturToko untuk mendukung pengembangan usaha. Daftar terlebih dahulu untuk menikmati fitur di dalamnya.